E-Mail-Etikette: 8 Tipps Für Einen Zivilisierteren Posteingang

2023 Autor: Luccile Osborne | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-05-22 02:10

E-Mail-Etikette: 8 wesentliche Vor- und Nachteile

1. 

   1. Richten Sie Signaturen für mobile Geräte ein

   Richten Sie spezifische Signaturen für alle E-Mail-Konten ein, auf die Sie auf Smartphones und Tablets zugreifen. Die Signatur sollte Personen informieren, die Sie von einem Mobiltelefon aus versenden.

   Es ist eine großartige Gelegenheit, sich für die Kürze der Antworten oder sogar für den merkwürdigen Grammatikfehler oder Tippfehler zu entschuldigen, ohne dies im Hauptteil der Nachricht erklären zu müssen.

   Zum Beispiel: Tippen auf einem iPhone - entschuldigen Sie meine ungeschickten Daumen!

   Bild mit freundlicher Genehmigung von Alex

2. 2. Verwenden Sie Akronymcodes

   Bestimmen Sie innerhalb einer Organisation Akronyme oder Funktionscodes, die den E-Mail-Prozess beschleunigen.

   Durch die Verwendung solcher Codes im Betreff einer E-Mail können die Empfänger auf einen Blick sehen, was Maßnahmen erfordert, was nur zu Informationszwecken dient, was eine Weile dauert, bis sie gelesen werden usw.

   Wenn Sie eine sehr kurze Nachricht senden, sollten Sie die gesamte Notiz in die Betreffzeile einer E-Mail schreiben. Schließen Sie dann mit "EOM" (Ende der Nachricht), um zu verhindern, dass die Leser die E-Mail öffnen müssen.

   "RR" könnte "Antwort erforderlich" anzeigen; "NNTR" (keine Antwort erforderlich) wird für E-Mails nur mit Informationen empfohlen. LONG im Betreff weist die Benutzer darauf hin, dass sie möglicherweise warten möchten, bis sie 10 Minuten oder eine angemessene Konnektivität haben, bevor sie versuchen, es zu lesen.

   Bild mit freundlicher Genehmigung von openroads.com

3. 

   3. Halten Sie die Signaturen einfach

   Werden Sie beim Formatieren Ihrer E-Mail-Signatur nicht zu komplex.

   Komplizierte Formatierungen, Logos und Grafiken gehen bei der Übersetzung häufig verloren, was zu lästigen Anhängen oder Meldungen "Bilder werden nicht angezeigt" führt.

   Ihre Unterschrift sollte linksbündig, einfach, sauber und einfach sein.

   Bild mit freundlicher Genehmigung von Paul Simpson

4. 

   4. Halten Sie es kurz

   Um Himmels willen, halten Sie E-Mails so kurz wie möglich, auch wenn dies mehr Zeit und Mühe bedeutet, um den richtigen Wortlaut zu erreichen.

   Die Erwartung, dass die Empfänger durch einen Aufsatz waten, wenn Sie den Scherz in ein paar höflichen, markigen Linien hätten kommunizieren können, ist der Höhepunkt der Unhöflichkeit, was E-Mails betrifft.

   Wenn Sie sich Sorgen machen, dass die Leute Sie für unhöflich halten, sollten Sie eine kurze Nachricht und einen Link zu einer Organisation wie der E-Mail-Charta in Betracht ziehen und erklären, warum Ihre Nachricht so präzise ist.

   Bild mit freundlicher Genehmigung von Melody Ayres-Griffiths

5. 

   5. Senden Sie keine großen Anhänge

   Senden Sie niemals große Dateien als Anhänge, es sei denn, Sie wurden ausdrücklich dazu aufgefordert.

   Ein unerwarteter riesiger Anhang kann Posteingänge verstopfen, mobile Geräte einfrieren und im Allgemeinen alle Beteiligten stören.

   Verwenden Sie einen seriösen Filesharing-Dienst, wenn Sie große Dateien senden möchten. Geben Sie einfach einen Link an, wo diese Dateien heruntergeladen werden können.

   Bild mit freundlicher Genehmigung von Nina Matthews

6. 6. Einführungen und Schlussfolgerungen

   "Dear" ist in Ordnung, wenn Sie eine E-Mail an Ihre Tante senden oder angewiesen wurden, im Falle einer Bewerbung einen formellen E-Mail-Brief zu schreiben. Andernfalls hat es keinen Platz in modernen E-Mail-Kommunikationen.

   "Hallo", "Hallo" oder auch nur der Name der Person ist eine absolut akzeptable Möglichkeit, eine E-Mail zu starten.

   Fügen Sie Ihrer E-Mail-Signatur ebenfalls keine automatisch generierte Abmeldungsbegrüßung hinzu, da eine Version nicht unbedingt für alle Situationen geeignet ist.

   Es mag in Ordnung sein, alle E-Mails an Kollegen mit "Cheers" oder "Best" abzumelden, aber die Formulierung könnte in anderen Situationen zu vertraut sein.

   Bild mit freundlicher Genehmigung von Eryn Vorn

7. 

   7. Beenden Sie Wordy-Abwesenheitsnachrichten

   Denken Sie an die Struktur Ihrer automatisierten Abwesenheitsreaktion.

   Wenn Sie nur für einen Tag oder so nicht im Büro sind, sollten Sie diese Informationen in das Betrefffeld einfügen. Auf diese Weise kann der Empfänger sehen, ohne die Nachricht öffnen zu müssen, dass Sie bald zurückkehren werden.

   Wenn Sie länger weg sind und in Ihrer Abwesenheit eine kurze Anleitung für weitere Informationen hinzufügen möchten (z. B. das Büro anrufen oder eine bestimmte Person per E-Mail kontaktieren), versuchen Sie, diese Informationen auch in das Betrefffeld einzutragen.

   Bild mit freundlicher Genehmigung von Johannes Martin

8. 

   8. Ist E-Mail überhaupt das richtige Medium?

   Es ist allzu leicht, sich in den unendlichen E-Mail-Fluss zu verwickeln, aber es ist nicht die einzige Kommunikationsmethode, die uns offen steht.

   Überlegen Sie immer, ob E-Mail das richtige Kommunikationsmedium ist, insbesondere wenn Sie eine zeitnahe Antwort wünschen. Eine gute Faustregel: Wenn das Schreiben der E-Mail länger dauert als das Abheben des Telefons, warum nicht einfach anrufen?

   Instant Messaging ist eine weitere Option für Kurznachrichten, einfache Anfragen oder schnelle Antworten.

   Und schließlich, wenn Sie sich im selben Gebäude oder, noch besser, im selben Raum wie die Person befinden, die Sie verschicken möchten, warum nicht einfach hinübergehen und von Angesicht zu Angesicht sprechen?

   Bild mit freundlicher Genehmigung von James Lee

E-Mail ist ein wesentlicher Bestandteil der modernen Kommunikation. Und seine Vor- und Nachteile beschränken sich nicht mehr darauf, die Feststelltaste zu vermeiden. Wir haben acht wichtige Tipps für eine zeitgemäße E-Mail-Etikette zusammengestellt.

Richten Sie beispielsweise eine separate E-Mail-Signatur für die Verwendung auf Mobilgeräten ein und verwenden Sie eine rücksichtsvollere Abwesenheitsnachricht.

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